ZARZĄDZANIE FINANSAMI W SYSTEMIE ERP

System ERP – Microsoft Dynamics NAV ułatwia zarządzanie standardowymi procesami, danymi oraz działaniami finansowymi, takimi jak: księgowanie transakcji, przygotowywanie sprawozdań finansowych, obsługa kont bankowych, kosztów produkcji, zapasów oraz środków trwałych.

Zgodność z przepisami MSR i Ustawą o rachunkowości

Oprogramowanie Microsoft Dynamics NAV jest zgodne z obowiązującymi międzynarodowymi przepisami i ustawami. Posiada również certyfikat zgodności z polską Ustawą o rachunkowości wydany przez firmę audytorską BDO. System ERP daje możliwość prowadzenia dziennika audytu, a także stosowania innych środków bezpieczeństwa, które są wymagane na mocy rozporządzeń, takich jak ustawa Sarbanasa-Oxleya, Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSSF), zasady rachunkowości (GAAP) czy Nowa Ustawa Kapitałowa Basel II.

Arkusze kont

Arkusze kont służą do tworzenia zestawień kont wyszczególnionych w planie kont, dostarczając niezbędnych informacji na ich temat. Można definiować rozmaite układy arkuszy w celu określenia, jakie informacje należy wyodrębnić z planu kont. Jedną z najważniejszych funkcji arkuszy kont jest zapewnienie miejsca na obliczenia, których nie można wykonać bezpośrednio w planie kont. Łącząc odpowiednio typy kosztów oraz konta zapisów przepływów pieniężnych w planie kont, użytkownik może na przykład przygotowywać raporty dotyczące rachunku kosztów oraz przepływów pieniężnych.

Arkusze kont można drukować oraz eksportować do pliku programu Microsoft Excel. Dynamics NAV oferuje dodatkowe 3 możliwości obsługi:

 

Współużytkowany arkusz kont – arkusz kont wybrany jako współużytkowany ma zdefiniowane wiersze, które mogą być wykorzystane w formułach wszystkich arkuszy kont. Dzięki temu nie ma konieczności wielokrotnego wprowadzania takich samych parametrów do kalkulacji kwot w danej pozycji raportu w wierszach wielu arkuszy kont. Należy zdefiniować taki wiersz raz – we współużytkowanym arkuszu kont. W pozostałych arkuszach wystarczy wskazać w wybranej pozycji definicję wiersza współużytkowanego arkusza kont, którą system ma zastosować.

Zapisywanie wyników arkusza kont – funkcja ta umożliwia kontrolowanie zachodzących zmian wartości w księgach finansowych. Każda wersja zapisanych wyników arkuszy kont identyfikowana jest przez system według jej numeru. Ten zaś nadawany jest zgodnie z wybraną serią numeracji automatycznie, w momencie zapisywania.

Źródło kwoty skalkulowanej w wierszu z typem Formuła – możliwe jest wyświetlenie sposobu skalkulowania kwoty widniejącej w oknie Podgląd arkusza kont w wierszach z wybranym typem sumowania. Dzięki formule nie ma potrzeby przełączania okien Podgląd i Edycja w ramach arkusza kont. W systemie Microsoft Dynamics NAV okno Podgląd zawiera skalkulowaną kwotę, a Edycja definicję formuły w wierszu.

 

Księga główna

Księga główna to jeden z kluczowych obszarów w systemie Microsoft Dynamics NAV. W tym obszarze księguje się dane finansowe, przygotowuje sprawozdania oraz raporty. Księga główna umożliwia raportowanie na potrzeby wewnętrzne i zewnętrzne, eksport danych z Microsoft Word i Microsoft Excel przy pomocy arkuszy stylów, definiowanie połączeń z dokumentami zewnętrznymi oraz definiowanie przepływów pracy dla akceptacji dokumentów sprzedaży i zakupu.

 

Plan kont

Dwa najważniejsze komponenty obszaru księga główna to plan kont oraz budżety. Plan kont umożliwia szybki dostęp do kont, a budżety ułatwiają zestawienie rzeczywistych oraz zabudżetowanych kwot. Plan kont to finansowy kręgosłup firmy. Jest on zestawieniem kont księgi głównej, na których w trakcie roku podatkowego gromadzone są zapisy księgi głównej. Zapisy są tworzone automatycznie w wyniku rejestrowania transakcji gospodarczych za pośrednictwem takich dokumentów, jak faktury zakupu, sprzedaży czy jakiekolwiek inne transakcje finansowe. Poprawne przetwarzanie tych dokumentów ma kluczowe znaczenie, dlatego niezbędne jest odpowiednie zdefiniowanie różnego rodzaju ustawień księgowych.

Budżety

Budżety to zestawienie planowanych wydatków i przychodów. Jest to istotne narzędzie, którego używa się podczas analizy danych, aby ocenić rzeczywistą kondycję finansową firmy w odniesieniu do prognozowanych wyników. W systemie ERP można tworzyć kilka budżetów dla tych samych okresów, tworzyć proste lub skomplikowane budżety, kopiować budżety z poprzednich okresów i korygować dane rzeczywiste lub budżetowe przy pomocy współczynnika korekty oraz eksportować i importować budżety przy pomocy programu Microsoft Excel.